Es una oficina o departamento donde se reciben, clasifican, radican, registran y entregan los documentos y comunicaciones internas y externas, tanto para los jefes y funcionarios de las diferentes dependencias.
funciones de la Unidad de Correspondencia
Vigilar que las acciones de las áreas que integran la Unidad de Correspondencia y Archivo se realicen de acuerdo a los criterios establecidos.
Ø Organizar, supervisar y controlar las actividades de recepción de la correspondencia oficial dirigida a las diferentes áreas de la empresa.
Ø Proponer a la Secretaría Particular los criterios y sistemas que permitan ser eficientes en las actividades de la Unidad para la atención eficiente de la correspondencia recibida.
Ø Supervisar las actividades de los responsables de área en la Unidad, de acuerdo a los procedimientos de trámite y control interno, que permitan ser eficientes en su funcionamiento
Ø Supervisar las actividades de control y seguimiento de las peticiones que aún no han tenido respuesta por parte de las Dependencias asignadas para su conclusión Presentar a la Unidad Administrativa los requerimientos de los recursos necesarios para el adecuado cumplimiento de las actividades.
Ø Establecer los lineamientos y procedimientos que permitan a las unidades de correspondencia de las entidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas, cumplir con los programas de gestión documental, para la producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de los documentos.
Ø Organizar, supervisar y controlar las actividades de recepción de la correspondencia oficial dirigida a las diferentes áreas de la empresa.
Ø Proponer a la Secretaría Particular los criterios y sistemas que permitan ser eficientes en las actividades de la Unidad para la atención eficiente de la correspondencia recibida.
Ø Supervisar las actividades de los responsables de área en la Unidad, de acuerdo a los procedimientos de trámite y control interno, que permitan ser eficientes en su funcionamiento
Ø Supervisar las actividades de control y seguimiento de las peticiones que aún no han tenido respuesta por parte de las Dependencias asignadas para su conclusión Presentar a la Unidad Administrativa los requerimientos de los recursos necesarios para el adecuado cumplimiento de las actividades.
Ø Establecer los lineamientos y procedimientos que permitan a las unidades de correspondencia de las entidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas, cumplir con los programas de gestión documental, para la producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de los documentos.
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