NORMAS TECNICAS

NTC 3393
ELABORACIÓN DE CARTAS ADMINISTRATIVAS: Básicamente es una norma técnica Colombiana que sirve para realizar un documento o comunicación escrita, como se es llamada en el ámbito de las empresas, esta es utilizada para manejar información, entre empresas, personas naturales y así mismo para la relación entre empresas y empleados.
Estas nos muestran una forma correcta de realizar las cartas administrativas; como lo son sus estilos, sus zonas, sus partes, sus aspectos más importantes, sus generalidades y sus márgenes. Todo esto en relación a la elaboración de una carta correcta y excelente.

NTC 3369
ELABORACIÓN DE SOBRES COMERCIALES: Esta norma es importantísima en una unidad de correspondencia; ya que a la hora de enviar por correspondencia una carta administrativa o documento en especifico de la institución, este nos sirve como una cubierta que guarda y protege el documento que guardemos dentro, todo esto para la protección de envío y de una entrega segura.
Básicamente los sobres comerciales, son muy utilizados por las empresas; en estos se especifican diferentes datos de grandísima importancia, como lo son; el destino (local, nacional o internacional), su aplicación (oficio, tarjeta o manila) también se especifican las zonas en las cuales va ubicada la información, también los datos (remitente y destinatario) sus partes y los aspectos generales de este documento; todo esto del documento que se envíe dentro del sobre comercial.

NTC 3397
ELBORACIÓN DE MEMORANDOS: La norma técnica Colombiana para la elaboración de memorandos, es igualmente de importante como las demás, ya que es una comunicación escrita de carácter interno de toda empresa; ya que esta se utiliza para transmitir informaciones, orientaciones, y pautas de las diferentes dependencias, como lo sean locales, regionales, nacionales o internacionales.

Esta misma norma conlleva a distintas especificaciones importantísimas como lo son sus clasificaciones, estilos, sus requisitos (márgenes y partes del documento) y así mismo sus aspectos generales; para así contener una documentación muy buena dentro de la empresa y sus empleados.


NTC 3394
ELABORACIÓN DE ACTAS ADMINISTRATIVAS: La norma especificada a continuación que es de la actas administrativas es importantísimos en el tratado de información dentro las empresas e instituciones; ya que este es un documento en el cual se muestra y consta lo sucedido, tratado, mencionado y acordado dentro de una reunión empresarial.

En esta se muestran las diferentes clases de actas que existen, como lo son las registradas y no registradas:

Registradas: documento que constituye la memoria de reuniones o actos administrativos.

No Registradas: documento que corresponde a reuniones de sociedades; ya que obligan a cumplir condiciones especificas de la entidad competente.

En estas actas se muestran básicamente distintos requisitos, como lo son los generales (márgenes, titulo, numeración, presentación, relación) y los específicos (razón social, titulo, denominación, fecha, hora, lugar, asistentes, invitados, ausentes, orden del día, desarrollo, convocatoria, firmas, aspectos generales); todas estas que son de gran importancia, como se especifica en la norma.

NTC 4228
ELABORACIÓN DE HOJA DE VIDA: Básicamente, esta norma es importantísima para la relación entre personas que laboran en una institución o empresa; en esta se relacionan los datos personales, estudios, experiencia y referencias que califican a una persona para el desarrollo de una determinada actividad o labor.

En esta norma técnica Colombiana, se muestran los diferentes requisitos, como lo son las márgenes del documento, sus partes también son mostradas (como lo son los datos personales, estudios, experiencias, investigaciones, referencias, fecha), y así mismo los aspectos generales, para mostrar y desarrollar una hoja de vida excelente.

NTC 4176
ELABORACIÓN DE CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS: La norma de presentación de certificados constancias, es de igual importancia como las demás, dentro de la documentación empresarial; estos se definen como:

Certificado: documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la veracidad y la legibilidad de un hecho o un acto solemne (acontecimiento acompañado de formalidades necesarias para la validez de un hecho o un acto judicial, ceremonia, juramento o norma).

Constancia: Documento de carácter probatorio en el que se describen hechos o circunstancias que no requieren solemnidad.

En esta se muestran, diferentes aspectos para una elaboración correcta y un contenido completo; sus estilos en los cuales se puede desarrollar, márgenes, las diferentes partes (cargo, fecha, número, identificación, texto, firma, transcriptor) y así mismo se muestran sus aspectos generales de presentación de las mismas.

NTC 3588
ELABORACIÓN DE INFORMES ADMINISTRATIVOS: Esta norma técnica Colombiana es importantísima dentro de la unidad de correspondencia; ya que este en forma administrativa nos da a conocer o describe el estado de cualquier actividad, estudio o proyecto que sea de carácter administrativo.

Básicamente el informe administrativo debe contener; cuerpo del informe, su clasificación, dependiendo como se desee y también las márgenes como se especifica en la norma técnica.
Es se te puede clasificar en extenso y cortó, en este momento vamos a conceptualizar el extenso: Portada, Tabla de contenido, Glosario, Introducción, Núcleo del Informe, Conclusiones, Firma, transcriptor, anexos, bibliografía y el índice si se desea.

ACUERDO N 060

ACUERDO No. 060
(30 de octubre de 2001)

POR EL CUAL SE ESTABLECEN PAUTAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES EN LAS ENTIDADES PÚBLICAS Y LAS PRIVADAS QUE CUMPLEN FUNCIONES PÚBLICAS

El Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, en uso de sus facultades legales, en especial las otorgadas por la Ley 80 de 1989, la Ley 489 de 1998 y la Ley 594 de 2000.

CONSIDERANDO:

Que para la adecuada prestación de los servicios ofrecidos por las Unidades de Correspondencia de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, es necesario establecer pautas que hagan efectivo su cumplimiento bajo los principios que rigen la Administración Pública.
Que la Ley 80 de 1989, señala las funciones del Archivo General de la Nación, entre ellas la de fijar políticas y establecer los reglamentos necesarios y en su Acuerdo 07 de 29 de junio de 1994, adopta el Reglamento General de Archivos, como norma reguladora del que hacer archivístico.

Que la Ley 594 de 2000 tiene por objeto, establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado, por intermedio del Archivo General de la Nación.

Que la Ley 527 de 1999, define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y establece las entidades de certificación.

Que el Gobierno Nacional ha diseñado la Agenda de Conectividad, como una política de Estado, que busca masificar el uso de las tecnologías de la información en Colombia y con ello aumentar la competitividad del sector productivo, modernizar las instituciones públicas y socializar el acceso a la información, dándole carácter legal mediante la Directiva Presidencial No. 02 del 2000.
Que el Decreto 2150 de 1995, suprime y reforma regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.

Que la planeación, programación, organización, dirección y avance de las entidades, se logran entre otros, mediante el uso oportuno y adecuado de la información y en consecuencia se hace necesario normalizar los procedimientos de correspondencia como parte integral de la gestión documental.

ACUERDA:

ARTICULO PRIMERO: Establecer los lineamientos y procedimientos que permitan a las unidades de correspondencia de las entidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas, cumplir con los programas de gestión documental, para la producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de los documentos.

ARTICULO SEGUNDO: Definiciones. Para los efectos del presente Acuerdo, se definen los siguientes conceptos así:

Archivo electrónico : Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional del productor, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.

Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.

Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones.

Documento electrónico de archivo: Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.

Documento Original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
Documento Público: Es el producido o tramitado por el funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención.

Radicación de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley. Estos términos, se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento.

Registro de Comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como:

Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros.

Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
Tabla de retención documental: Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo o permanencia en cada fase del archivo.

Las tablas de retención pueden ser generales o específicas de acuerdo con la cobertura de las mismas. Las generales se refieren a documentos administrativos, comunes a cualquier administración; las específicas hacen referencia a documentos característicos de cada organismo.

ARTICULO TERCERO: Unidades de Correspondencia:

Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión , centrales e históricos.
Cuando existan regionales, deberán contar con unidades de correspondencia en cada una de sus sedes y si existen varias sucursales en una misma ciudad, la entidad determinará conforme a sus necesidades, si centralizan en una de ellas la recepción de las comunicaciones oficiales, o si en cada sede, habrá unidad de correspondencia. En todo caso, se debe propender por el control y normalización unificado en cada entidad.

Las unidades de correspondencia, deberán contar con personal suficiente y debidamente capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u otros, que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la administración pública.

ARTICULO CUARTO: Firmas responsables:

Toda entidad debe establecer en los manuales de procedimientos los cargos de los funcionarios autorizados para firmar la documentación con destino interno y externo que genere la institución. Las unidades de correspondencia velarán por el estricto cumplimiento de estas disposiciones, radicando solamente los documentos que cumplan con lo establecido.

ARTICULO QUINTO: Procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales:

Los procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales, velarán por la transparencia de la actuación administrativa, razón por la cual, no se podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será asignada en estricto orden de recepción de los documentos; cuando el usuario o peticionario presente personalmente la correspondencia, se le entregará de inmediato su copia debidamente radicada. Al comenzar cada año, se iniciará la radicación consecutiva a partir de uno, utilizando sistemas manuales, mecánicos o automatizados.

PARAGRAFO: Cuando existan errores en la radicación y se anulen los números, se debe dejar constancia por escrito, con la respectiva justificación y firma del Jefe de la unidad de correspondencia.

ARTICULO SEXTO: Numeración de actos administrativos:

La numeración de los actos administrativos debe ser consecutiva y las oficinas encargadas de dicha actividad, se encargarán de llevar los controles, atender las consultas y los reportes necesarios y serán responsables de que no se reserven, tachen o enmienden números, no se numeren los actos administrativos que no estén debidamente firmados y se cumplan todas las disposiciones establecidas para el efecto.
Si se presentan errores en la numeración, se dejará constancia por escrito, con la firma del Jefe de la dependencia a la cual está asignada la función de numerar los actos administrativos.

ARTÍCULO SÉPTIMO: Comunicaciones internas:

Para las comunicaciones internas de carácter oficial, las entidades deberán establecer controles y procedimientos que permitan realizar un adecuado seguimiento a las mismas, utilizando los códigos de las dependencias, la numeración consecutiva y sistemas que permitan la consulta oportunamente, ya sean éstos, manuales o automatizados.

ARTICULO OCTAVO: Control de comunicaciones oficiales:

Las unidades de correspondencia, elaborarán planillas, formatos y controles manuales o automatizados que permitan certificar la recepción de los documentos, por parte de los funcionarios competentes y dispondrán de servicios de alerta para el seguimiento a los tiempos de respuesta de las comunicaciones recibidas.

ARTICULO NOVENO: Conservación documental:

Las entidades son responsables por la adecuada conservación de su documentación, para ello deben incluir en sus programas de gestión documental y en sus manuales de procedimientos, pautas que aseguren la integridad de los documentos desde el momento de su producción. Así, se requieren adoptar las normas relativas a la permanencia y la durabilidad de los soportes, tales como la NTC 4436 para papel y la NTC 2676 aplicable a los soportes digitales. “Cartuchos de disco flexible de 90 mm. (3.5 pulgadas), características dimensionales, físicas y magnéticas".

Es recomendable la utilización de papelería con gramaje entre 75 y 90 g/m2, libre de ácido y exento de lignina cuyo valor de pH esté en rango de 7.0 a
8.5 de acuerdo con los aspectos contemplados en la NTC 4436 " Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad". Las tintas de impresión deben poseer estabilidad química, ser insolubles en contacto con la humedad, no presentar modificación de color y no transmitir acidez al soporte.

Para la información generada o guardada en medios magnéticos, deben seguirse las instrucciones de sus fabricantes en relación con su preservación y debe producirse en formatos compatibles, cuidando la posibilidad de recuperación, copiado y reproducción libre de virus informáticos.
La manipulación, las prácticas de migración de la información y la producción de backups, serán adaptadas para asegurar la reproducción y recuperación hasta tanto se estandaricen los sistemas de almacenamiento y formatos de grabación de la información.

ARTICULO DECIMO: Comunicaciones oficiales recibidas:

Las comunicaciones oficiales que ingresen a las instituciones deberán ser revisadas, para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que las remite, dirección donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente, si es competencia de la entidad, se procederá a la radicación del mismo.

PARAGRAFO: Cuando una comunicación no esté firmada ni presente el nombre del responsable o responsables de su contenido, se considerará anónima y deberá ser remitida sin radicar, a la oficina de su competencia, donde se determinarán las acciones a seguir.

ARTICULO DÉCIMO PRIMERO: Comunicaciones oficiales enviadas:

Las comunicaciones oficiales enviadas en soporte papel, se elaborarán en original y máximo dos copias, remitiéndose el original al destinatario, la primera copia a la serie respectiva de la oficina que genera el documento, teniendo en cuenta los anexos correspondientes y la segunda copia reposará en el consecutivo de la unidad de correspondencia, por el tiempo establecido en su tabla de retención documental. En los casos en los cuales haya varios destinatarios, se elaborarán igual cantidad de copias adicionales

ARTÍCULO DÉCIMO SEGUNDO: Comunicaciones oficiales vía fax:

Las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se tramitarán, teniendo en cuenta la información que forma parte integral de las series establecidas en las tablas de retención documental, para la respectiva radicación en la unidad de correspondencia, la cual se encargará de dar los lineamientos para el control y establecer los procedimientos adecuados para su administración.
Las entidades que utilizan para la impresión de los fax, papel químico, deberán reproducir este documento, sobre papel que garantice su permanencia y durabilidad.


ARTÍCULO DÉCIMO TERCERO: Comunicaciones oficiales por correo electrónico:

Las entidades que dispongan de Internet y servicios de correo electrónico, reglamentarán su utilización y asignarán responsabilidades de acuerdo con la cantidad de cuentas habilitadas. En todo caso, las unidades de correspondencia tendrán el control de los mismos, garantizando el seguimiento de las comunicaciones oficiales recibidas y enviadas.
Para los efectos de acceso y uso de los mensajes de datos del comercio electrónico y de las firmas digitales se deben atender las disposiciones de la Ley 527 de 1999 y demás normas relacionadas.

ARTÍCULO DÉCIMO CUARTO: Imagen corporativa:

Con el propósito de reflejar una adecuada imagen corporativa, las entidades establecerán en sus manuales de procedimientos, la manera de elaborar oficios, cartas, memorandos y otros, teniendo en cuenta las normas ICONTEC, existentes para el efecto.

La leyenda de pie de página debe contener, la dirección, el número del conmutador, el número de fax institucional, la dirección de la página web y la dirección del correo electrónico de la entidad.

ARTÍCULO DÉCIMO QUINTO: Horarios de Atención al Público:

Todas las unidades de correspondencia, informarán el horario de atención al público en un lugar visible y de fácil acceso para los ciudadanos.

ARTÍCULO DÉCIMO SEXTO: El presente Acuerdo rige a partir de su expedición.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE
Dado en Bogotá a los treinta (30) días del mes de octubre del año dos mil uno (2001).
ARACELI MORALES LÓPEZ
Presidente
ELSA MORENO SANDOVAL
Secretario Técnico

MANUAL DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

Concepto de manual de archivo y correspondencia

Es un documento que recoge las normas y procedimientos que se deberán aplicar en el proceso de flujo de las comunicaciones escritas para lograr la agilidad y eficiencia en la toma de las decisiones de la entidad. Es una guía que recoge en forma clara y sencilla los pasos a seguir para el desarrollo de las funciones relacionadas con Correspondencia y Archivo.

Diferencias entre Archivo y Correspondencia.

La principal diferencia es que el Archivo son todos los documentos que ya están guardados y clasificados de acuerdo a sus características, en cambio la correspondencia es lo que llega nuevo para ser entregado, tramitado y posteriormente archivado.

Partes del manual de archivo y correspondencia

Ø Introducción: En el cual se indica al lector en forma general las razones del ser del documento que tiene ante sí.

Ø Objetivos: Se resumen los fines que persigue el Manual (generales y/o específicos)

Ø Estructura Orgánica de la Entidad: En lo posible debe ofrecer una información global sobre la entidad, su organigrama y funciones.

Ø Conceptos y ejemplos de los documentos que elabora la entidad, comunicaciones externas: cartas, télex; comunicaciones internas: memorandos, circulares, notas de tramitación, etc.

Ø Definición de concepto Correspondencia y sus clasificaciones: institucional, personal, confidencial.

Ø Definición y unificación de presentación de los documentos que se elaboran en la entidad a partir de las normas internacionales o nacionales que existan en cada país.

Ø Información sobre los niveles jerárquicos con autorización para la firma de los documentos.

Ø Procedimientos para el recibo, registro y distribución de la correspondencia externa; controles de respuesta y procesos de despacho de las comunicaciones que produce la entidad hacia el medio interno y/o al externo.

Ø Manejó, uso y control del fax institucional, definición de legalidad o no de los documentos recibidos por este sistema.

Ø Definiciones sobre procedimientos a seguir con la correspondencia de tipo “personal” de los funcionarios.

Ø Definición de concepto de archivo y sus componentes de acuerdo con la estructura organizativa del mismo. Ejemplo: Archivo central, de gestión, Satélites Semi Activo, permanente, etc.

Ø Estructuración del sistema de ordenamiento para la clasificación de los documentos de archivo. Ejemplo: numérico, alfabético, cronológico, codificado por asuntos o temas, etc. En todos los casos es conveniente incluir la tabla completa de los ítems o temas que conforman el archivo, independientemente del sistema elegido; la codificación de las dependencias o el listado alfabético de las mismas.

Ø Definición del procedimiento y papelería usada para la conservación de documentos; legajo, carpetas, rótulos, etc.

Ø Definición de procedimientos para el control y préstamo de documentos de archivo y de los medios reprográficos (como la perforadora).

Ø Definición de los tiempos de conservación de los documentos enmarcados en la Tabla de Retención Documental, previamente elaborada y aprobada por el Comité de Administración de Documentos.

Ø Métodos y procedimientos autorizados para la conservación permanente de documentos de acuerdo con las tecnologías disponibles: Microfilmación, disco óptico, almacenamiento en disco compacto (CD-ROM) etc.

Ø Métodos y procedimientos autorizados para la destrucción de los documentos de archivo.

Ø Metodología y procedimientos para la realización, revisión, publicación del Manual de Correspondencia y Archivo, y definición de los integrantes del comité de Administración de Documentos.

Ø Anexos de formatos y papelería utilizada en todos los procesos contenidos en el manual.

Conclusiones

El manual de archivo y correspondencia es importante dentro de una empresa ya que este documento contiene las normas que se deben aplicar dentro de la misma en cuanto a la forma y proceso de toda la correspondencia que entra y sale de la entidad, además del proceso para archivar los documentos.

MANUAL DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA DEL SENA ADMINISTRATIVO

Mi manual de archivo y correspondencia es de la sede administrativa del Sena, trata en sí de todas las disposiciones de esta entidad para manejar todo lo relacionado con los documentos y la correspondencia, que ingresa a la institución.

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

Concepto de tablas de retencion Documental

Es el listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada fase del archivo.

pasos metodologicos parala creacion de una tabla de retencion documental

En la elaboración de las TRD se contemplan cuatro etapas:

Investigación preliminar sobre la institución

1. Compilación de la información institucional

- Disposiciones legales, actos administrativos y otras normas relativas a la creación y cambios estructurales de la entidad (decretos, acuerdos, resoluciones.)

- Estructura interna vigente de la entidad, manuales de funciones y de procedimientos.

- Organigrama actual, resoluciones y/o acto administrativo de creación de grupos y asignación de funciones.

2. Entrevista con los productores de los documentos de la institución.

- Identificación y definición de unidades documentales.

- Análisis de la producción y trámite documental teniendo en cuenta los manuales de procedimientos de las dependencias.

- Identificación de valores primarios de la documentación.

3. Análisis e interpretación de la información recolectada

- Conformación de series y subseries con sus respectivos tipos documentales, teniendo como base la Encuesta Estudio Unidad Documental y el resultado del análisis de los manuales de procedimientos.

4. Elaboración y presentación de las Tablas de Retención Documental

- Elaboración de propuesta de Tabla de Retención Documental, teniendo como punto de partida las series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia.

Las TRD deben presentarse acompañadas de una introducción y de los anexos que sustenten el proceso de elaboración y aseguren su comprensión y aplicación.

- Presentación y aval de la propuesta de Tabla de Retención mediante Acta del Comité de Archivo de la Entidad.

- Remisión de las TRD al secretario del Comité Evaluador de Documentos o a la instancia correspondiente, para estudio y trámite, acompañadas de los anexos que sustenten los procesos y criterios empleados en su elaboración. Si la instancia competente hace observaciones a las Tablas de Retención Documental presentadas, la entidad está obligada a atenderlas y deberá presentarlas nuevamente, para su aprobación.

Aplicación

- Una vez elaboradas y aprobadas las TRD debe hacerse su difusión indicando:

- Fecha a partir de la cual son de obligatorio cumplimiento.

- Instructivo para su aplicación

- Normas para la organización de los archivos de gestión en concordancia con la TRD de cada oficina.
Las instancias evaluadoras verificarán la aplicación de las Tablas de Retención Documental y el Archivo General de la Nación, por su parte, ejercerá funciones de inspección y vigilancia en concordancia con el artículo 32 de la Ley 594 de 2000.

UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

concepto de Unidad de Correspondencia

Es una oficina o departamento donde se reciben, clasifican, radican, registran y entregan los documentos y comunicaciones internas y externas, tanto para los jefes y funcionarios de las diferentes dependencias.

funciones de la Unidad de Correspondencia

Vigilar que las acciones de las áreas que integran la Unidad de Correspondencia y Archivo se realicen de acuerdo a los criterios establecidos.
Ø Organizar, supervisar y controlar las actividades de recepción de la correspondencia oficial dirigida a las diferentes áreas de la empresa.
Ø Proponer a la Secretaría Particular los criterios y sistemas que permitan ser eficientes en las actividades de la Unidad para la atención eficiente de la correspondencia recibida.
Ø Supervisar las actividades de los responsables de área en la Unidad, de acuerdo a los procedimientos de trámite y control interno, que permitan ser eficientes en su funcionamiento
Ø Supervisar las actividades de control y seguimiento de las peticiones que aún no han tenido respuesta por parte de las Dependencias asignadas para su conclusión Presentar a la Unidad Administrativa los requerimientos de los recursos necesarios para el adecuado cumplimiento de las actividades.
Ø Establecer los lineamientos y procedimientos que permitan a las unidades de correspondencia de las entidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas, cumplir con los programas de gestión documental, para la producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de los documentos.

ARCHIVO Y MANUAL DE CORRESPONDENCIA

OBJETIVO

Facilitar y agilizar las labores de cada una de las áreas y suministrar rápidamente la información al usuario por los diferentes medios tecnológicos, almacenamiento técnico de documentos, unificar, organizar, clasificar y archivar en un mismo sistema los archivos de manera que para todo documento haya una manera fácil y rápida de consulta.

VISIÓN
Hacer de los archivos semi- activos e inactivo una fuente de información donde se refleje el buen desarrollo de la unidad de correspondencia.

MISIÓN
Prestar un servicio de consulta a nuestros clientes o usuarios internos de una manera ágil y eficaz, garantizando así la conservación e integridad de la información.

ARCHIVO ADMINISTRATIVO

Forman parte de él:

1. correspondencia recibida y enviada: cartas, memorandos, circulares.
2. comprobante de contabilidad y sus soportes: comprobantes de ingreso y egreso, facturas, liquidaciones.
3. actas de reuniones.
4. informes manuales y en magnéticos
5. inventarios
6. manuales de la universidad.

CLASIFICACIÓN DE CORRESPONDENCIA

Se clasifica en:

CORRESPONDENCIA EXTERNA

Es la que cursa entre los funcionarios de la univrsidad y particulares o usuarios de otras universidades localizados en lugares distantes.

CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA

Es la que llega a la universidad por medio de correo o entrega a la mano por los mismos remitentes, provenientes de otros lugares.

CORRESPONDENCIA EXTERNA ENVIADA

Es la que se produce en la universidad con destino a otros lugares.

CORRESPONDENCIA INTERNA

Es la que se produce entre funcionarios y dependencias de la universidad es decir, los memorandos de tramitación y circulares sobre asuntos exclusivamente corporativos que se tramiten entre dependencias de la universidad.

CONTROL DE CORRESPONDENCIA

Deberá existir un manejo centralizado del control de correspondencia, saber donde está cada documento, establecer un control de respuesta y de devolución.


ORDENACIÓN DE LA CORRESPONDENCIA

Un vez el documento recibido o producido por unidad administrativa a sido clasificado y se le a asignado el código correspondiente, se ha de llevar a cabo el proceso de la ordenación física (ordenarlo dentro de la carpeta correspondiente) así como la señalización de las carpetas de expedientes y series documentales para facilitar su rápida localización.


INTRODUCCIÓN

A través del “Manual de Archivo y Correspondencia” la Universidad Asproinad presenta una herramienta básica para clarificar y sustentar las normas y procedimientos que constituyen la base del proceso de administración documental del grupo de archivo y correspondencia, además para normalizar el trámite de documentos, de acuerdo con sus características y destino final.

El presente manual trata los temas de correspondencia recibida y despachada, relacionado con la conservación de aquellos documentos que han superado su fase de gestión.

MARCO LEGAL

Teniendo en cuenta que de acuerdo en lo establecido en la ley 80 de 1989, el archivo general de la nación es el encargado a nivel nacional de establecer, organizar y dirigir el sistema nacional de archivos, con el fin de planear y coordinar la función archivística en toda la nación, será aplicable para efectos de los procesos de identificación, selección y eliminación llevados a cabo en el Archivo central de la universidad, la normatividad que para efecto haya expedido el archivo general de la nación, en especial lo contenido en el reglamento general de archivos, adoptado a través del acuerdo 7 de 1994.

LEY 80 DE 1989

Por esta ley se crea el archivo general de la nación como establecimiento público del orden nacional, adscrito al ministerio de gobierno, con personería jurídica, patrimonio propio, autonomía administrativa.

ACUERDO 7 DE 1994
A través de este decreto, la Junta Directiva del Archivo General de la Nación de Colombia expide el Reglamento General de Archivos, esto en uso de sus facultades Legales y en especial las conferidas por la Ley 80 de 1989 y el Decreto 1777 de 1990.

• El Reglamento General de Archivos se constituye en un importante punto de partida en desarrollo de la Ley 80 de 1989 y responde a una necesidad en la comunidad Archivística del país.

• El objetivo de este reglamento es proporcionar a las diferentes instituciones y personas comprometidas con el desarrollo y la investigación archivística, una herramienta conformada por una serie de parámetros y de lineamientos de aplicación general y un marco conceptual que permita el mejor desempeño de las tareas archivísticas y la posibilidad de hablar un lenguaje común.


LEY 594 DE 2000

Por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras disposiciones.

Art. 1 Objeto. La presente Ley tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del estado. Esta Ley aplicará a la administración pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por la presente Ley.

La Procuraduría General de la Nación y la Contraloría General de la República, prestarán todo el apoyo en lo de su competencia al Archivo General de la Nación para el cumplimiento de lo allí preceptuado.

Las dependencias en las que se está implementando el sistema de gestión de la calidad, Deben establecer un procedimiento documentado, y un listado maestro de registros, de acuerdo a las tablas de retención documental y a la NTC-ISO 9001 para la identificación, recolección, indización, acceso, clasificación, conservación y disposición de los registros de calidad.

Estos registros tendrán un periodo de gestión acorde a lo establecido en las tablas de retención documental, donde posteriormente pasaran al archivo central para su conservación.


ACUERDO 060 DE 2001

Por medio del cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas. En este Acuerdo se establecen los lineamientos y procedimientos que permiten a las Unidades de Correspondencia, cumplir con los programas de Gestión Documental, para la producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de los documentos.


TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL


Las Tablas de Retención Documental son un listado de series, subseries y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por un unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo.

Las Tablas de Retención Documental facilitan el manejo de la información, contribuyen a la racionalización de la producción documental, garantizando la aplicación de un adecuado criterio archivístico no sólo a nivel del Archivo Central, sino desde el momento en que se inicia el proceso de gestión documental.

Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos, identifican y reflejan las funciones institucionales. Mediante oficio 2-2004-17459 de 14 de abril de 2004 del Archivo de Bogotá fue aprobada la Tabla de Retención Documental del IDU.

Marco Jurídico
• Ley 80 de 1989. Por la cual se crea el Archivo General de la Nación.
• Decreto 1777 de 1990. Por la cual se aprueba el Acuerdo 01 de mayo de 1990
sobre adopción de los estatutos del Archivo General de la Nación.
• Acuerdo 7 de 1994. Por el cual se adopta y se expide el Reglamento General de
Archivos.
• Decreto 1382 de 1995. Por la cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 y se ordena la
transferencia de la documentación histórica de los organismos nacionales al Archivo
General de la Nación.
• Acuerdo 9 de 1995. Por el cual se reglamenta la presentación de las Tablas de
Retención Documental al Archivo General de la Nación, ordenadas por el Decreto
1382 de 1995.

• Acuerdo 12 de 1995. Por la cual se modifica la Parte I del Acuerdo 07 de 1994
Reglamento General de Archivos: Órganos de Dirección, Coordinación y Asesoría.
• Acuerdo 12 de 1995. Por la cual se modifica la Parte I del Acuerdo 07 de 1994
Reglamento General de Archivos.
• Ley 190 de 1995. Por la cual se dictan normas para preservar la moralidad en la
administración pública.
• Ley 594 de 2000. Art. 24: Obligatoriedad de las Tablas de Retención. Será obligatorio
para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención
documental.
• Acuerdo 039 de 2002. Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y
aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del Art. 24 de la Ley
594 de 2000.
• Circular 046 de 2004. Por la cual se “Definen criterios técnicos de la serie Contratos”.

ORDENACIÓN DOCUMENTAL

Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series y unidades
documentales en el orden previamente establecido.
Normalización en la Ordenación Documental: La ordenación se da al interior de cada una
de las Series Documentales. Los sistemas de ordenación son:
􀂃 ALFABÉTICO: Es aquella por la cual se ordenan los documentos siguiendo el
abecedario de las iniciales de las voces escogidas como representativas de su
información. Por ejemplo para la ordenación de las Serie Historias Laborales se
emplea el sistema alfabético por apellido o nombre de las personas.
􀂃 CRONOLÓGICA: Se relaciona directamente con el principio del orden natural y se
aplica principalmente a la ordenación que hace de los tipos documentales ubicándose
de manera consecutiva en el expediente a medida en que se van produciendo a la
data o fecha.
􀂃 NUMERICA: La ordenación numérica tiene que ver con la ubicación consecutiva de
piezas documentales cuya referencia es el número. Por ejemplo para Resoluciones,
Actas, Procesos, etc.

UNIDAD DE CORRESPONDENCIA SENA

El Centro de Documentación es el punto de atención desde el cual nuestra entidad realiza su Gestión documental, aplicando las reglas y procedimientos generales que regulan la función archivistica como un proceso mediante el cual se establecen las pautas para el manejo y conservaciones de las comunicaciones oficiales, asegurando la oportunidad y eficacia en la respuesta y conservación de la información institucional.

SERVICIOS QUE BRINDAN

• Radicación y distribución de comunicaciones (recibidas y producidas)



• Radicación de documentos normativos y contractuales



• Organización y archivo de documentos



• Prestación de servicios de información y consulta

CONDICIONES Y REQUISITOS

Externos:
Presentar y radicar las comunicaciones en ventanilla
Dejar la información relacionada con la dirección y el teléfono

Internos:
Enviar por recorrido o entregar personalmente las comunicaciones a radicar (recibidas y producidas), cumpliendo con la normatividad vigente en la guía básica para la gestión documental