lunes, 9 de marzo de 2009

ARCHIVO Y MANUAL DE CORRESPONDENCIA


OBJETIVO

Facilitar y agilizar las labores de cada una de las áreas y suministrar rápidamente la información al usuario por los diferentes medios tecnológicos, almacenamiento técnico de documentos, unificar, organizar, clasificar y archivar en un mismo sistema los archivos de manera que para todo documento haya una manera fácil y rápida de consulta.

VISIÓN
Hacer de los archivos semi- activos e inactivo una fuente de información donde se refleje el buen desarrollo de la unidad de correspondencia.

MISIÓN
Prestar un servicio de consulta a nuestros clientes o usuarios internos de una manera ágil y eficaz, garantizando así la conservación e integridad de la información.

ARCHIVO ADMINISTRATIVO

Forman parte de él:

1. correspondencia recibida y enviada: cartas, memorandos, circulares.
2. comprobante de contabilidad y sus soportes: comprobantes de ingreso y egreso, facturas, liquidaciones.
3. actas de reuniones.
4. informes manuales y en magnéticos
5. inventarios
6. manuales de la universidad.

CLASIFICACIÓN DE CORRESPONDENCIA

Se clasifica en:

CORRESPONDENCIA EXTERNA

Es la que cursa entre los funcionarios de la univrsidad y particulares o usuarios de otras universidades localizados en lugares distantes.

CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA

Es la que llega a la universidad por medio de correo o entrega a la mano por los mismos remitentes, provenientes de otros lugares.

CORRESPONDENCIA EXTERNA ENVIADA

Es la que se produce en la universidad con destino a otros lugares.

CORRESPONDENCIA INTERNA

Es la que se produce entre funcionarios y dependencias de la universidad es decir, los memorandos de tramitación y circulares sobre asuntos exclusivamente corporativos que se tramiten entre dependencias de la universidad.

CONTROL DE CORRESPONDENCIA

Deberá existir un manejo centralizado del control de correspondencia, saber donde está cada documento, establecer un control de respuesta y de devolución.


ORDENACIÓN DE LA CORRESPONDENCIA

Un vez el documento recibido o producido por unidad administrativa a sido clasificado y se le a asignado el código correspondiente, se ha de llevar a cabo el proceso de la ordenación física (ordenarlo dentro de la carpeta correspondiente) así como la señalización de las carpetas de expedientes y series documentales para facilitar su rápida localización.


INTRODUCCIÓN

A través del “Manual de Archivo y Correspondencia” la Universidad Asproinad presenta una herramienta básica para clarificar y sustentar las normas y procedimientos que constituyen la base del proceso de administración documental del grupo de archivo y correspondencia, además para normalizar el trámite de documentos, de acuerdo con sus características y destino final.

El presente manual trata los temas de correspondencia recibida y despachada, relacionado con la conservación de aquellos documentos que han superado su fase de gestión.

MARCO LEGAL

Teniendo en cuenta que de acuerdo en lo establecido en la ley 80 de 1989, el archivo general de la nación es el encargado a nivel nacional de establecer, organizar y dirigir el sistema nacional de archivos, con el fin de planear y coordinar la función archivística en toda la nación, será aplicable para efectos de los procesos de identificación, selección y eliminación llevados a cabo en el Archivo central de la universidad, la normatividad que para efecto haya expedido el archivo general de la nación, en especial lo contenido en el reglamento general de archivos, adoptado a través del acuerdo 7 de 1994.

LEY 80 DE 1989

Por esta ley se crea el archivo general de la nación como establecimiento público del orden nacional, adscrito al ministerio de gobierno, con personería jurídica, patrimonio propio, autonomía administrativa.

ACUERDO 7 DE 1994
A través de este decreto, la Junta Directiva del Archivo General de la Nación de Colombia expide el Reglamento General de Archivos, esto en uso de sus facultades Legales y en especial las conferidas por la Ley 80 de 1989 y el Decreto 1777 de 1990.

• El Reglamento General de Archivos se constituye en un importante punto de partida en desarrollo de la Ley 80 de 1989 y responde a una necesidad en la comunidad Archivística del país.

• El objetivo de este reglamento es proporcionar a las diferentes instituciones y personas comprometidas con el desarrollo y la investigación archivística, una herramienta conformada por una serie de parámetros y de lineamientos de aplicación general y un marco conceptual que permita el mejor desempeño de las tareas archivísticas y la posibilidad de hablar un lenguaje común.


LEY 594 DE 2000

Por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras disposiciones.

Art. 1 Objeto. La presente Ley tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del estado. Esta Ley aplicará a la administración pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por la presente Ley.

La Procuraduría General de la Nación y la Contraloría General de la República, prestarán todo el apoyo en lo de su competencia al Archivo General de la Nación para el cumplimiento de lo allí preceptuado.

Las dependencias en las que se está implementando el sistema de gestión de la calidad, Deben establecer un procedimiento documentado, y un listado maestro de registros, de acuerdo a las tablas de retención documental y a la NTC-ISO 9001 para la identificación, recolección, indización, acceso, clasificación, conservación y disposición de los registros de calidad.

Estos registros tendrán un periodo de gestión acorde a lo establecido en las tablas de retención documental, donde posteriormente pasaran al archivo central para su conservación.


ACUERDO 060 DE 2001

Por medio del cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas. En este Acuerdo se establecen los lineamientos y procedimientos que permiten a las Unidades de Correspondencia, cumplir con los programas de Gestión Documental, para la producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de los documentos.


TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL


Las Tablas de Retención Documental son un listado de series, subseries y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por un unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo.

Las Tablas de Retención Documental facilitan el manejo de la información, contribuyen a la racionalización de la producción documental, garantizando la aplicación de un adecuado criterio archivístico no sólo a nivel del Archivo Central, sino desde el momento en que se inicia el proceso de gestión documental.

Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos, identifican y reflejan las funciones institucionales. Mediante oficio 2-2004-17459 de 14 de abril de 2004 del Archivo de Bogotá fue aprobada la Tabla de Retención Documental del IDU.

Marco Jurídico
• Ley 80 de 1989. Por la cual se crea el Archivo General de la Nación.
• Decreto 1777 de 1990. Por la cual se aprueba el Acuerdo 01 de mayo de 1990
sobre adopción de los estatutos del Archivo General de la Nación.
• Acuerdo 7 de 1994. Por el cual se adopta y se expide el Reglamento General de
Archivos.
• Decreto 1382 de 1995. Por la cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 y se ordena la
transferencia de la documentación histórica de los organismos nacionales al Archivo
General de la Nación.
• Acuerdo 9 de 1995. Por el cual se reglamenta la presentación de las Tablas de
Retención Documental al Archivo General de la Nación, ordenadas por el Decreto
1382 de 1995.

• Acuerdo 12 de 1995. Por la cual se modifica la Parte I del Acuerdo 07 de 1994
Reglamento General de Archivos: Órganos de Dirección, Coordinación y Asesoría.
• Acuerdo 12 de 1995. Por la cual se modifica la Parte I del Acuerdo 07 de 1994
Reglamento General de Archivos.
• Ley 190 de 1995. Por la cual se dictan normas para preservar la moralidad en la
administración pública.
• Ley 594 de 2000. Art. 24: Obligatoriedad de las Tablas de Retención. Será obligatorio
para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención
documental.
• Acuerdo 039 de 2002. Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y
aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del Art. 24 de la Ley
594 de 2000.
• Circular 046 de 2004. Por la cual se “Definen criterios técnicos de la serie Contratos”.

ORDENACIÓN DOCUMENTAL

Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series y unidades
documentales en el orden previamente establecido.
Normalización en la Ordenación Documental: La ordenación se da al interior de cada una
de las Series Documentales. Los sistemas de ordenación son:
�� ALFABÉTICO: Es aquella por la cual se ordenan los documentos siguiendo el
abecedario de las iniciales de las voces escogidas como representativas de su
información. Por ejemplo para la ordenación de las Serie Historias Laborales se
emplea el sistema alfabético por apellido o nombre de las personas.
�� CRONOLÓGICA: Se relaciona directamente con el principio del orden natural y se
aplica principalmente a la ordenación que hace de los tipos documentales ubicándose
de manera consecutiva en el expediente a medida en que se van produciendo a la
data o fecha.
�� NUMERICA: La ordenación numérica tiene que ver con la ubicación consecutiva de
piezas documentales cuya referencia es el número. Por ejemplo para Resoluciones,
Actas, Procesos, etc.

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