MANUAL DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

Concepto de manual de archivo y correspondencia

Es un documento que recoge las normas y procedimientos que se deberán aplicar en el proceso de flujo de las comunicaciones escritas para lograr la agilidad y eficiencia en la toma de las decisiones de la entidad. Es una guía que recoge en forma clara y sencilla los pasos a seguir para el desarrollo de las funciones relacionadas con Correspondencia y Archivo.

Diferencias entre Archivo y Correspondencia.

La principal diferencia es que el Archivo son todos los documentos que ya están guardados y clasificados de acuerdo a sus características, en cambio la correspondencia es lo que llega nuevo para ser entregado, tramitado y posteriormente archivado.

Partes del manual de archivo y correspondencia

Ø Introducción: En el cual se indica al lector en forma general las razones del ser del documento que tiene ante sí.

Ø Objetivos: Se resumen los fines que persigue el Manual (generales y/o específicos)

Ø Estructura Orgánica de la Entidad: En lo posible debe ofrecer una información global sobre la entidad, su organigrama y funciones.

Ø Conceptos y ejemplos de los documentos que elabora la entidad, comunicaciones externas: cartas, télex; comunicaciones internas: memorandos, circulares, notas de tramitación, etc.

Ø Definición de concepto Correspondencia y sus clasificaciones: institucional, personal, confidencial.

Ø Definición y unificación de presentación de los documentos que se elaboran en la entidad a partir de las normas internacionales o nacionales que existan en cada país.

Ø Información sobre los niveles jerárquicos con autorización para la firma de los documentos.

Ø Procedimientos para el recibo, registro y distribución de la correspondencia externa; controles de respuesta y procesos de despacho de las comunicaciones que produce la entidad hacia el medio interno y/o al externo.

Ø Manejó, uso y control del fax institucional, definición de legalidad o no de los documentos recibidos por este sistema.

Ø Definiciones sobre procedimientos a seguir con la correspondencia de tipo “personal” de los funcionarios.

Ø Definición de concepto de archivo y sus componentes de acuerdo con la estructura organizativa del mismo. Ejemplo: Archivo central, de gestión, Satélites Semi Activo, permanente, etc.

Ø Estructuración del sistema de ordenamiento para la clasificación de los documentos de archivo. Ejemplo: numérico, alfabético, cronológico, codificado por asuntos o temas, etc. En todos los casos es conveniente incluir la tabla completa de los ítems o temas que conforman el archivo, independientemente del sistema elegido; la codificación de las dependencias o el listado alfabético de las mismas.

Ø Definición del procedimiento y papelería usada para la conservación de documentos; legajo, carpetas, rótulos, etc.

Ø Definición de procedimientos para el control y préstamo de documentos de archivo y de los medios reprográficos (como la perforadora).

Ø Definición de los tiempos de conservación de los documentos enmarcados en la Tabla de Retención Documental, previamente elaborada y aprobada por el Comité de Administración de Documentos.

Ø Métodos y procedimientos autorizados para la conservación permanente de documentos de acuerdo con las tecnologías disponibles: Microfilmación, disco óptico, almacenamiento en disco compacto (CD-ROM) etc.

Ø Métodos y procedimientos autorizados para la destrucción de los documentos de archivo.

Ø Metodología y procedimientos para la realización, revisión, publicación del Manual de Correspondencia y Archivo, y definición de los integrantes del comité de Administración de Documentos.

Ø Anexos de formatos y papelería utilizada en todos los procesos contenidos en el manual.

Conclusiones

El manual de archivo y correspondencia es importante dentro de una empresa ya que este documento contiene las normas que se deben aplicar dentro de la misma en cuanto a la forma y proceso de toda la correspondencia que entra y sale de la entidad, además del proceso para archivar los documentos.

MANUAL DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA DEL SENA ADMINISTRATIVO

Mi manual de archivo y correspondencia es de la sede administrativa del Sena, trata en sí de todas las disposiciones de esta entidad para manejar todo lo relacionado con los documentos y la correspondencia, que ingresa a la institución.