UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

La unidad de correspondencia sena centro de gestion administrativa

MISION

Tiene como proposito principal centrar toda la correspondencia para ser distribuidos a las diferentes oficinas administrativas y garantizar la entrega a su destinatario de manera oportuna, rapidad y eficaz.

OBJETIVOS

• Ordenar y conservar la documentacion en tramite desde su producion hasta su destino final.




• Impedir la dispersión, supresión y eliminación de los documentos vitales. Coordinar actividades archivisticas y procedimentales de acuerdo con las politicas que en el sentido se establezcan por el comite de archivo.



• Preparar las trasferencias documentales primarias de acuerdo con las normas establecidas por el Archivo General de la Nación.



• Facilitar y controlar el prestamo de documentos, acceso y consulta en el archivo histórico central.



• Crear la ventanilla como un eje central del programa de Gestión Documental.



• Disminuir la multiplicidad documental en las áreas de trabajo.

FUNCIONES

• Seleccionar, clasificar, ubicar los fondos documentales se acuerdo a la categorización y clasificación de los archivos que se establece en la ley 594 de 2000 y las disposiciónes generales emitidas por el Estado



• Realizar y actualizar las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental



• Realizar las trasferencias anuales de las series documentales de cada una de las dependencias de acuerdo al programa de Gestión Documental



• Asistir y participar de las capacitaciones que se adelanten en relación a las labores archivisticas



• Planear y dirigir, de acuerdo con la normatividad vigente las labores de organización, manejo y conservación de los archivos



• Controlar la recepción, radicación, distribucción y envio de correspondencia que genere la actividad administrativa del municipio y ejercer vigilancia para que estas funciones se cumplan con la debida reserva, oportunidad y orden consecutivo



• Participar en el diseño, adaptación de métodos y procedimientos para la modernización del trabajo archivistico y la preparación ágil de los correspondientes servicios

SERVICIOS

La unidad de correspondencia gestiona de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicacción, distribución de las comunicaciones de tal manera que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de Gestión Documental